- Mediacja rozpoczyna się od zainicjowania kontaktu przez mediatora ze stronami lub stron z mediatorem w celu ustalenia terminu spotkania i zasad współpracy.
- Najczęściej spotkanie wstępne z mediatorem odbywa się osobno z każdą ze stron w celu przedstawienia konfliktu z perspektywy danej strony oraz oczekiwań danej strony a następnie ustalany jest termin wspólnego spotkania mediatora i stron.
- Wspólne spotkanie służy szukaniu możliwych rozwiązań, satysfakcjonujących dla uczestników mediacji. Jeśli jest taka potrzeba odbywają się kolejne spotkania wspólne lub na osobności.
- Mediacja kończy się podpisaniem ugody kończącej lub bez podpisania ugody. W przypadku mediacji ze skierowania sądu, mediator dostarcza do sądu protokół z mediacji i treść ugody do zatwierdzenia przez sąd jeśli została zawarta.
- Sąd nie zatwierdzi ugody jeśli jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierza do obejścia prawa, a także gdy jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności. Po zatwierdzeniu przez sąd ugoda jest prawomocna i kończy postępowanie sądowe.
- Jeśli ugoda nie została zawarta, strony uczestniczą w dalszym procesie sądowym.
- Ugodę zawartą przed mediatorem w mediacji „pozasądowej” również można złożyć w sądzie do zatwierdzenia. Po zatwierdzenie przez sąd ugoda zawarta przed mediatorem uzyskuje moc prawną ugody zawartej przed sądem. Zatwierdzona ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności. Otrzymując klauzulę wykonalności, np. w przypadku braku otrzymania płatności od dłużnika, można skorzystać z postępowania komorniczego już z pominięciem sądu.
Mediator organizuje i zarządza procesem mediacji w oparciu o następujące zasady:
zasada dobrowolności
i zakaz wywierania przez mediatora nacisku na strony (strony zachowują kontrolę – tak nad samym procesem mediacji, jak i nad treścią ugody; żadna decyzja nie zostaje podjęta bez zgody stron; mogą nawet żądać zmiany mediatora)
zasada poufności
oznacza obowiązek zachowania w tajemnicy informacji pozyskanych w związku z przeprowadzoną mediacją, zakaz dla mediatora bycia świadkiem
zasada bezstronności
zakazu pobierania przez mediatora dodatkowych korzyści wykraczających poza ustalone ze stronami wynagrodzenie bądź stawki wynikające z rozporządzenia
zasada neutralności
wyróżnia się neutralność miejsca, zakaz wysuwania przez mediatora konkretnych propozycji rozwiązania sporu
zasada bezpieczeństwa
szacunku, godności stron i dbania o zachowanie ich równowagi (mediator koncentruje się na zaspokojeniu interesów każdej ze stron i zazwyczaj prowadzi do sytuacji obopólnej wygranej)
zasada równości
obie strony są traktowane równo, mediator reaguje, jeśli jego zdaniem jedna z stron ma słabszą pozycje i zgadza się na narzucone przez drugą stronę niekorzystne rozwiązania
