Udział oskarżonego i pokrzywdzonego w postępowaniu mediacyjnym jest dobrowolny. Zgodę na uczestniczenie w postępowaniu mediacyjnym odbiera organ kierujący sprawę do mediacji lub mediator, po wyjaśnieniu oskarżonemu i pokrzywdzonemu celów i zasad postępowania mediacyjnego i pouczeniu ich o możliwości cofnięcia tej zgody aż do zakończenia postępowania mediacyjnego.
Postępowania mediacyjnego nie może prowadzić osoba, co do której w sprawie zachodzą okoliczności określone w art. 40 i art. 41 § 1 (np. jest małżonkiem strony lub pokrzywdzonego albo ich obrońcy, pełnomocnika lub przedstawiciela, brał udział w wydaniu zaskarżonego orzeczenia lub wydał zaskarżone zarządzenie, brał udział w sprawie jako prokurator, obrońca, pełnomocnik, przedstawiciel ustawowy strony, albo prowadził postępowanie przygotowawcze) a także czynny zawodowo sędzia, prokurator, asesor prokuratorski, a także aplikant wymienionych zawodów, ławnik, referendarz sądowy, asystent sędziego, asystent prokuratora oraz funkcjonariusz instytucji uprawnionej do ścigania przestępstw.
Mediator nie może być przesłuchiwany w charakterze świadka co do faktów, o których dowiedział się od oskarżonego lub pokrzywdzonego prowadząc postępowanie mediacyjne, z wyłączeniem informacji o przestępstwach, o których mowa w art. 240 § 1 Kodeksu karnego.
Sąd lub referendarz sądowy, a w postępowaniu przygotowawczym prokurator lub inny organ prowadzący to postępowanie, może z inicjatywy lub za zgodą oskarżonego i pokrzywdzonego skierować sprawę do instytucji lub osoby do tego uprawnionej w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego między pokrzywdzonym i oskarżonym.
Postępowanie mediacyjne w sprawach karnych nie powinno trwać dłużej niż miesiąc, a jego okresu nie wlicza się do czasu trwania postępowania przygotowawczego
Jeżeli postępowanie mediacyjne nie zostało ukończone w terminie miesiąca, a uczestnicy wyrażają wolę kontynuowania postępowania mediacyjnego, mediator niezwłocznie sporządza i przedstawia organowi, który skierował sprawę do postępowania mediacyjnego, informację o stanie postępowania mediacyjnego, wskazując przyczyny bezskutecznego upływu terminu.
W uzasadnionych przypadkach organ, który skierował sprawę do postępowania mediacyjnego, na wniosek mediatora, może przedłużyć termin, na czas niezbędny do zakończenia postępowania mediacyjnego.
Mediatorowi udostępnia się akta sprawy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego.
Mediatorowi nie udostępnia się materiałów zawartych w aktach sprawy, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych albo zachowania tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu lub funkcji, materiałów dotyczących stanu zdrowia oskarżonego, opinii o oskarżonym, danych o jego karalności oraz pozwalających na ustalenie tożsamości świadka przesłuchanego w trybie art. 184 kpk, których ujawnienie pokrzywdzonemu mogłoby mieć wpływ na odpowiedzialność karną innych oskarżonych w tej sprawie nieuczestniczących w postępowaniu mediacyjnym.
Udostępnienie akt sprawy mediatorowi może nastąpić poprzez:
zezwolenie na sporządzenie odpisów z akt sprawy
Mediator przechowuje odpisy, kopie oraz notatki z akt sprawy w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z nimi osobom postronnym i po zakończeniu postępowania mediacyjnego zwraca je organowi, który skierował sprawę do postępowania mediacyjnego
Postępowania mediacyjnego nie przeprowadza się w lokalu zajmowanym przez uczestników lub ich rodziny ani w budynkach organów uprawnionych do skierowania sprawy do postępowania mediacyjnego. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą uczestników, można przeprowadzić postępowanie mediacyjne w lokalu zajmowanym przez uczestników lub ich rodziny.
Jeżeli nie jest możliwe bezpośrednie spotkanie oskarżonego z pokrzywdzonym, mediator może przeprowadzić postępowanie mediacyjne w sposób pośredni, przekazując każdemu z nich informacje, propozycje i stanowisko dotyczące zawarcia ugody i jej treści zajmowane przez innego uczestnika.
Mediator po otrzymaniu postanowienia o skierowaniu sprawy do instytucji lub osoby do tego uprawnionej w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego:
1) niezwłocznie nawiązuje kontakt z oskarżonym i pokrzywdzonym, ustalając termin i miejsce spotkania z każdym z nich;
2) przeprowadza z oskarżonym i pokrzywdzonym, w dogodnym dla nich miejscu i czasie, indywidualne lub wspólne spotkania wstępne, podczas których wyjaśnia oskarżonemu i pokrzywdzonemu cele i zasady postępowania mediacyjnego, a także poucza ich o możliwości cofnięcia zgody na uczestniczenie w postępowaniu mediacyjnym aż do jego zakończenia oraz odbiera od oskarżonego i pokrzywdzonego zgodę na uczestniczenie w postępowaniu mediacyjnym, jeżeli nie odebrał jej organ kierujący sprawę do mediacji;
3) przeprowadza spotkanie mediacyjne z udziałem oskarżonego i pokrzywdzonego w miejscu i czasie dogodnym dla uczestników;
4) pomaga w sformułowaniu treści ugody między oskarżonym i pokrzywdzonym, informując ich możliwości nadania ugodzie klauzuli wykonalności co pozwala na egzekucje ugody w drodze egzekucji cywilnej;
5) sprawdza wykonanie zobowiązań wynikających z zawartej ugody.
Po przeprowadzeniu postępowania mediacyjnego mediator niezwłocznie sporządza pisemne sprawozdanie z wyników postępowania mediacyjnego i przedstawia je organowi, który skierował sprawę do postępowania mediacyjnego.
Sprawozdanie powinno zawierać:
1) sygnaturę sprawy;
2) imię i nazwisko mediatora lub nazwę instytucji powołanej do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego;
3) informację o wynikach postępowania mediacyjnego;
4) podpis mediatora.
Instytucja lub osoba do tego uprawniona sporządza, po przeprowadzeniu postępowania mediacyjnego, sprawozdanie z jego wyników. Do sprawozdania załącza się ugodę podpisaną przez oskarżonego, pokrzywdzonego i mediatora, jeżeli została zawarta.
Sąd lub referendarz sądowy odmawia nadania klauzuli wykonalności ugodzie zawartej przed mediatorem, w całości lub w części, jeżeli ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierza do obejścia prawa.